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Comment avez vous gérer l’organisation de la RNSTK dans votre ville ?
Témoignage :
Organisation RNSTK 2006 :
L’organisation s’est articulée autour de commission où chaque membre du STK devait s’impliquer. A noter qu’un membre du Bureau STK au minimum devait être présent dans chacune des commissions afin de favoriser la communication entre la commission et le Bureau. Un responsable devait également être désigné (hors Bureau) au sein de la commission afin de responsabiliser aussi les jeunes !
Le rôle du Bureau est de superviser les commissions et l’organisation générale, il est aussi là pour prendre les décisions soumises par les commissions après études des propositions et toujours dans l’intérêt des jeunes membres et des participants !
La liste ci-dessous est à titre indicative et est non exhaustive.
Commission spirituelle
– Choisir le ou les intervenants sur les plages suivantes : culte d’ouverture, ateliers d’introduction, études 1, 2 et 3 et culte de fermeture.
– Contacter le ou les intervenants potentiels et leur présenter nos attentes.
– Avec accord des intervenants, valider le programme spirituel
– Préparer ateliers d’introduction, culte d’ouverture, culte de fermeture, prédications
Commission bouffe
– Faire une proposition de menus originale et la soumettre au Bureau (faisabilité technique et financière)
– Définir la nature et la quantité des achats pour la bouffe.
– Relever les prix en magasin, de trouver les moins chers et vérifier qu’on rentre dans le budget. Objectif à minimiser le coût de la bouffe
– Définir le nombre de personnes dont on a besoin en cuisine.
– Définir le nombre de personnes dont on a besoin en vaisselle et pour les couverts
– Prévoir une date pour faire les courses
Commission ludique, une seule deadline
– Définir le jeu obligatoire avec définition des équipes…
– Définir les différents stands d’animation pour tous les moments de détente
Eventuellement prévoir un système d’inscription pour accéder aux différents stands
– Définir le nombre d’animateurs nécessaires pour chaque plage d’animation.
– Définir les terrains et infrastructures dont on aura besoin pour chaque plage d’animation
– Définir matériel nécessaire
Commission artistique
– Une fois qu’on a la liste des participations, faire le programme de la soirée récréative
Dans le programme, spécifier la nature de la prestation et s’il y a des solistes , combien de
solistes, pour le gars qui s’occupe de la sono.
Commission logistique
– Trouver idées et solutions pour qu’à chaque mouvement, on ne perde pas une minute.
Réfléchir au suivant : qu’est ce qui risquerait de nous faire prendre du retard et comment l’éviter ?
– Imprimer et Mettre des affiches ou des logos RNSTK dans toutes nos
– Organiser la répartition des jeunes en chambres
– Faire un plan avec tous les points RNSTK de ralliement, à insérer dans dossier d’accueil.
RNSTK 2006, nous avions une commission logistique : La logistique gérait tous les matériels qu’il fallait lors de la RNSTK : sono, ordinateurs, projecteur, planning des dodo, panneaux d’indication.
Dois-je vraiment suivre mon planning prévisionnel ?
Il est difficile de suivre un programme à la lettre. Le timing n’est pas en soit pas important, c’est surtout l’animation générale de la RNSTK qui joue ! “Restez une heure à attendre la prochaine activité et vous n’allez pas aimer !”, Se dire qu’il y a trop de chose, et vous serez satisfait, ou juste dégouté de ne pas avoir tout fait ! Prevoyez des durées tampon dans le planning (des temps qui si ils sont supprimés n’auront pas d’impact sur le déroulement globale de la rencontre). Exemple : une balade prévue sur 1h mais qui en fait prends 45mns. Prévoir un enseignement de 45mns sur un planning en prévoyant 15 mins de battements, etc.
Témoignage :
Organisant aujourd’hui des rencontres dans le cadre du parcours alpha, nous réalisons qu’il faut rester à l’écoute des jeunes. Attention nous sommes à un autre niveau : Suivant le déroulement de la rencontre, nous adaptons les durées des enseignements. Nous privilégions une durée approximative du temps d’enseignement que l’on adaptera selon l’implication des jeunes. Nos intervenants ne forcent pas pour absolument faire passer ce qu’ils ont préparé. Cela peut engendrer des frustrations pour les intervenants.
Faire le buzz ?
Avec les moyens actuels de communication, une véritable campagne de pub peut être montée pour sensibiliser les jeunes et faire de la pub pour participer. Une idée pourrait de faire de petites vidéos bandes annonces en amont avec par exemple le making off, afin de susciter et d’éveiller de plus en plus la curiosité.
Du côté des organisateurs, il faut prévoir un ou plusieurs interlocuteurs (n° de tél / mail) qui géreraient la communication avec les différents tafos au sujet des modalités du séjour, de l’organisation générale du week-end…